Posteingangs-Ordner Lokalen E-Mail Posteingangs-Ordner (POP3) klein halten, warum?

Die Begründung warum man den Posteingangs-Ordner klein halten sollte, ist sehr einfach! Sie würden Ihre Post auch nicht wieder in den Briefkasten zurücklegen, wenn Sie die Briefe gelesen haben. Durch diese Vorgehensweise bläht sich der Briefkasten (Posteingangsordner) nur unnötig mit Werbung und unwichtigen Nachrichten auf. Speichern Sie die Nachrichten die für Sie wichtig sind in einen Unterordner. Komprimieren Sie Ihren Posteingangsordner damit er nicht über bläht.

Was bewirkt das komprimieren des Posteingangs?

Wenn man aus dem Posteingang eine Nachricht löscht oder verschiebt, so werden die Nachrichten nur mit einem sogenannten „Fleck“ markiert. Die Nachrichten sind für den Anwender nicht mehr sichtbar, aber noch vorhanden. So haben die Anwender den Irrglauben Ihr Posteingangsordner beinhaltet nur 5 Nachrichten und ist 50 KB groß, aber in Wirklichkeit bläht sich der Posteingang ohne Komprimierung auf und hat gegebenenfalls eine Größe von ca. 500 MB oder wie von uns schon gesehen 3 GB Datenvolumen.

Wenn man so arbeitet wie oben beschrieben sind Datenverluste leider vorprogrammiert.

Wo liegt nun das Problem!

Das Problem liegt darin, dass man solch große Dateien mit dem Editor (Bordmittel von Windows) nicht öffnen kann, um Nachrichten die sehr wichtig sind heraus zu kopieren. Man sollte die Nachrichten die wichtig sind,  immer in einen Ordner unterhalb der Ablage kopieren oder direkt als einzelne Nachricht im Text oder eml – Format außerhalb des Mailprogramms abspeichern, damit diese wichtigen Nachrichten, bei einem Problem mit dem Rechner nicht verloren gehen. Leider verwechseln manche Anwender ein E-Mail Programm mit einem Daten-Archiv oder einem Ablage-Ordner.

Wichtig!

Bitte komprimieren Sie Ihre Lokalen-Ordner von Zeit zu Zeit und vor allem, erstellen Sie Sicherungen von Ihren wichtigen Daten um einen Datenverlust zu vermeiden. Dazu können Sie die Datensicherungsfunktion von GcMail verwenden, die Sie unter den Optionen nach Ihren Wünschen auf täglich, wöchentlich oder monatlich einstellen können. Zusätzlich sollten Sie dieses Zip-Archiv auf einen externen Datenspeicher sichern. So können große Datenverlust verhindert werden.

Diese Vorgehensweise betrifft alle Lokalen -Ordner!

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